Um restaurante estava com dificuldades com seu controle de estoque, os dados do sistema não batiam com o estoque físico, seus produtos estavam sendo armazenados em diferentes áreas sem um sistema de organização adequado o que também dificultava um vislumbre adequado de seu estoque e esses fatos criavam diversos problemas ao se organizar um pedido de compras adequado, resultando em uma constante falta de produtos e impossibilidade de atender aos pedidos de seus clientes adequadamente gerando grande insatisfação. Nos foi solicitado que ajudássemos a corrigir esse problema. Ao analisarmos o que estava ocorrendo podemos levantar alguns pontos que geravam tal transtorno.
Primeiramente a falta de organização do estoque, pudemos apresentar como solução uma reorganização e orientação adequada da equipe para que seguissem algumas práticas em seu dia a dia. Os produtos seriam armazenados em áreas pré determinadas, agrupando produtos de mesmo tipo, de forma organizada para que facilitasse a visualização imediata do estoque, ao receber as compras essas seriam guardadas no local pré determinado de forma organizado onde os produtos mais antigos no estoque permanecessem a frente e a direita para serem utilizados antes. Também foram criadas tabelas físicas onde a equipe poderia anotar a entrada de produtos quando eles chegavam, bem como suas retiradas para o consumo. Também foi identificado por meio de etiquetas nas prateleiras de maneira visível uma quantia de estoque mínimo de cada produto, assim os membros da equipe poderiam visualizar facilmente a quantia existente e já identificar a necessidade de compra.
O segundo ponto era porque as informações do sistema não batiam com o estoque físico. Após análise determinamos que a inserção incorreta de dados dos produtos no sistema gerava inconsistências e falhas. Tal fato ocorria devido a falhas na descrição, unidades de medida e categorias de produtos, informações registradas de forma duplicada ou mais (haviam produtos registrados com até seis formas diferentes), entradas ou saídas não eram registradas corretamente e também apuramos que o sistema não é atualizado de forma eficiente. Notamos que o sistema não eram atualizado faziam seis anos, esse foi a primeira correção feita. Apontamos também que os colaboradores responsáveis pela inserção de dados não têm o treinamento necessário para operar o sistema, muitos não sabiam como procurar o cadastro do produto para inserir as informações de estoque então geravam um novo cadastro causando as duplicidades, bem como pode ser observado uma ausência de um processo bem estruturado e padronizado para a entrada de dados no sistema, para solucionar esse problema foi delegada a função a apenas três dos colaboradores e feito um treinamento para um correto uso do sistema.
O terceiro ponto que pudemos levantar foi ausência de auditorias periódicas nos registros de estoque e na conferência dos dados inseridos, dessa forma criamos um cronograma organizado para a contagem de estoque e a conferência, determinando dias específicos e tabelas de produtos que seriam contabilizados e conferidos cada dia.
As soluções implementadas trouxeram uma melhoria significativa na organização e no controle visual do estoque. Além disso, a atualização do sistema o treinamento específico dos colaboradores para evitar duplicidades e falhas na inserção de dados, e a criação de um cronograma de auditorias periódicas ajudaram a corrigir as inconsistências nos registros e garantir a precisão das informações.
Essas ações contribuíram para a otimização do processo de compras, garantindo que o restaurante tenha os produtos necessários em estoque no momento certo, além de melhorar a eficiência operacional, resultando em menos falhas de atendimento e maior satisfação dos clientes.
